Een event ZZP’ers gids tot het nieuwe festivalseizoen

Een event ZZP’ers gids tot het nieuwe festivalseizoen

Voorzichtig laat de zon zich steeds vaker zien en met de voorbereidingen in volle gang voelt het komende festivalseizoen al bijna binnen handbereik. Nog een maand of twee en het festivalgeweld in Nederland barst weer los, wat betekent dat dit het uitgelezen moment is om je als event ZZP’er voor te gaan bereiden op het aankomende hoogseizoen. Hoe kun je je hier goed op voorbereiden? En in hoeverre valt zoiets als een festivalseizoen nou écht te plannen?

In 2016, drie maanden na haar studie besloot Susan Uiterwijk de sprong naar onafhankelijkheid gewoon te wagen en schreef zich als freelance Event & Project Manager in bij de KvK. Haar expertise is financieel management, afgewisseld met artist handling en soms een spontane functie, zoals communicatieadviseur bij calamiteiten tijdens Latin Village bijvoorbeeld. ‘Ik had het nog nooit gedaan, maar ik dacht: ik kan dit wel. Ik duik overal gewoon vol in!’

Na drie festivalseizoenen als fulltime freelancer weet Susan wel het een en ander over de do’s en don’ts voor event ZZP’ers. We vroegen haar hoe zij zich voorbereidt op het nieuwe seizoen, hoe dit jaarlijks verandert en wat haar tips zijn voor startende event ZZP’ers. Je leest het in ons eerste blog van het jaar: Een event ZZP’ers gids tot het nieuwe festivalseizoen, voor veteranen en groentjes.

Begin op tijd

Februari en maart zijn de maanden dat de meeste festivalorganisaties hun teams samenstellen en in optie zetten of bevestigen voor alle evenementen tot aan Amsterdam Dance Event. Nu zijn dit nog geen definitieve roosters, maar met name voor functies als financieel management of artist handling werken organisaties graag met bekende gezichten waar ze goede ervaringen mee hebben en die ze vertrouwen. Dat is een rustpuntje in het hectische bestaan.

‘Bij artist handling is het zelfs voor artiesten heel fijn om vaste gezichten te zien: Ha, die hebben we vorige keer ook gehad. Die had het goed geregeld.’

Functies waar wat minder specifieke kennis voor nodig is, zoals runners, worden vaak wat later ingevuld. Het is wel handig als organisaties weten dat je hiervoor beschikbaar bent. En laten we last-minute klussen en beschikbaarheid door uitval niet vergeten. Met name wanneer je net begint zijn dit de klussen om jezelf bij in de kijker te spelen.

Activeer je netwerk

De eerste stap voor het voorbereiden van je seizoen, is het activeren van je netwerk. Voor een doorgewinterde event ZZP’er betekent dat een mailtje of belletje naar- of kopje koffie met vaste opdrachtgevers om te vragen welke data zij graag willen dat je voor hen vrijhoudt. Als beginnende evenementen ZZP’er kan dit een afspraak zijn met een bekende die in de evenementen werkt, of een koud mailtje om je diensten aan te bieden aan organisaties waarvoor je graag zou werken. Veel opdrachtgevers, zoals ook Het Klassiek, snappen dat het fijn is om op tijd te weten waar je als freelancer aan toe bent en versturen proactief optionele roosters.

De evenementenbranche is één groot netwerk, vrijwel iedereen kent elkaar en bijna al je werk vind je via-via. Als startende ZZP’er kan het lastig zijn om ertussen te komen, want het is een kleine en exclusieve wereld. Maar je hebt dit netwerk wel hard nodig. Tip van Susan: ‘Praat met mensen, ook al ken je maar twee mensen uit de evenementenbranche. De kans is groot dat zij je verder helpen. En de weinige opdrachten die je binnen krijgt: werk gewoon keihard. Want als mensen tevreden over je zijn, is de kans groot dat ze je er de volgende keer weer bij willen hebben.’

Over dat netwerk gesproken…

‘Ik doe niet echt aan acquisitie, mensen vinden míj eigenlijk altijd en dat gaat altijd via-via.’ Netwerken is dus van vitaal belang om opdrachten te vinden. Volgens Susan is de beste plek om te netwerken tijdens evenementen, dus ook als ze zelf naar een feestje gaat is ze hier mee bezig. ‘Je staat al gauw toch even backstage of front of house en leert zo altijd weer nieuwe mensen kennen. Je zal mij daarom ook nooit laveloos op een feestje tegenkomen, omdat ik altijd in mijn achterhoofd heb dat er mensen rondlopen waar ik mee werk.’

Of en welke social media je inzet om nieuwe opdrachtgevers te vinden is persoonlijk. De een heeft een uitgebreide eigen website en houdt een zakelijk Instagram- en LinkedIn-account bij, de ander heeft slechts een domeinnaam voor een gepersonaliseerd zakelijk e-mailadres. Welke media je inzet is aan jou. Een zakelijk e-mailadres en visitekaartjes zijn wel een aanrader, omdat je iets professioneels en fysieks hebt om te geven of achter te laten. Ook is het een aanrader om je LinkedIn up to date te houden, zodat mensen in één oogopslag je ervaring, beschikbaarheid en contactgegevens zien, wanneer je geen eigen website hebt.

Plan je seizoen, maar vergeet jezelf niet

Wanneer je op tijd inzicht hebt in je opdrachten van het komende seizoen, kun je starten met het plannen van je zomer. Je weet welke dagen je bezet of beschikbaar bent en je krijgt een idee van je inkomsten. Plan niet alleen werk in, maar ook tijd voor ontspanning. Het is gemakkelijk om je zomer helemaal vol te plannen, wanneer je bij een aanvraag in je agenda kijkt en er niets staat. Voordat je het weet heb je geen enkele dag meer vrij. Goed voor je portemonnee, niet goed voor jezelf en je omgeving. Dus block in je agenda ook de dagen of weekenden die vrij wilt houden.

‘Veel mensen denken dat het altijd een feestje is, maar ze beseffen niet dat je vaak van 09:00u ‘s morgens tot 01:00u ’s nachts werkt, ongeveer 25 km loopt en vaak ook nog met spullen aan het sjouwen bent. Het is gewoon echt wel uitputtend werk. Maar het is ook heel leuk, daarom is het ook lastig om nee te zeggen als je ergens voor gevraagd wordt. Vorig jaar was ik dan ook helemaal volgepland, maar ik ga daar dit jaar wel beter op letten, door echt weekenden vrij te plannen voor mezelf en meer balans te creëren tussen werk en privé.’

Met name als je net begint is het lastig om vooruit te plannen, vooral omdat je nog geen vaste opdrachtgevers hebt. Ook moet je nog hard bouwen aan je netwerk, dus pak vooral aan wat jouw kant op komt en laat zien wat je kunt. Wanneer je wat langer meedraait word je automatisch beter in plannen, maar ook wat kritischer op de klussen. Welke kant wil je op? Welke klussen vond je vorig jaar wel en niet leuk? Welke bedrijven werk je graag voor? Hoeveel tijd wil je graag vrijhouden? Allemaal overwegingen om mee te nemen wanneer je je seizoen vooruit plant.

Zorg voor seizoens-onafhankelijke klussen

Als je een goed hoogseizoen hebt gedraaid, dan kan het goed zijn dat je buffer groot genoeg is om het laagseizoen van november tot en met april te overleven. Met name wanneer je net begint is dit nog heel lastig, omdat je nog niet zoveel klussen hebt. Om de schaarste op te vangen kun je het beste op zoek gaan naar één of meerdere klussen die niet seizoens-afhankelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan officemanagement of projectmanagement bij bedrijven of klussen in clubs of vaste evenementenlocaties op freelance basis.

Ik weet nog wel mijn eerste januari, toen heb ik geloof ik € 300,- gefactureerd. Daar kun je natuurlijk niet van leven. Dus dan moet je dat opvangen met je spaargeld, of als je zo’n goede zomer hebt gehad dat je dat inkomen kunt uitspreiden. Maar dat is wel belangrijk om over na te denken.’

Susan haar top 3 producten:  

  1. ‘Een Leatherman, of je nou financieel manager bent of runner, je zal altijd zien dat je ineens een tangetje ofzo nodig hebt.
  2. Een telefoon met een lang meegaande batterij of powerbank, want helaas is de verbinding over de porto’s nog weleens slecht, dus dan maak je maar een appgroep aan om toch met elkaar contact te hebben.
  3. Goede schoenen waar je zonder gezeur 15 uur op kan staan en lopen.’

Laatste tip: spreek je doelen uit

Ben je finance runner, maar wil je graag de kant van artist handling op? Of ben je financieel manager en zou je graag meer voorbereidende werkzaamheden vanuit kantoor willen gaan doen? Praat erover met de mensen die je tegenkomt in het werkveld en wees er gewoon open in. ‘Als jij tijdens een klus laat merken aan mensen dat je wel graag artist handling zou willen doen en ik ben tevreden over hoe jij werkt, dan ga ik wel voor je kijken of ik je daar een keer neer kan zetten.’

Susan haar doel is vooral zoveel mogelijk leren nu, zodat zij op een dag haar kennis over kan dragen aan toekomstige eventprofessionals. ‘Die leraren waren het leukst, die écht uit de praktijk kwamen. Dat lijkt me heel erg leuk om te doen. Niet fulltime voor de klas, maar een paar uur per week ofzo.’

Interview met Susan Uiterwijk, 28 jaar uit Schiedam.

Klassiekers borrel voor het komende festivalseizoen

Op 28 maart organiseert Het Klassiek een borrel voor alle oude-vertrouwde en frisse-nieuwe Klassiekers. De perfecte gelegenheid om elkaar weer te zien óf te ontmoeten, alvorens het nieuwe festivalseizoen losbarst. Ben je erbij? Laat het ons op Facebook weten. Aanwezig = op de gastenlijst. En dan zien we je heel graag de 28e vanaf 20:00 uur in Hendrix in Amsterdam. De bitterballen zijn van ons!

 

Tim Hogenboom