Stagemanagement Handboek

Blog_Stagemanagement

Stage management tips voor professionals

Stagemanagement is een van functies die valt onder artist handling. Tijdens evenementen zijn stagemanagers verantwoordelijk voor de veiligheid, techniek, logistiek en hospitality op en achter het podium. Ze zijn de lijm van elke productie, die te allen tijde weten wat er op hun stukje van het event gaat gebeuren, met wie, wat ervoor nodig is en wat de status ervan is. Een hele belangrijke functie dus. Tijd om stagemanagement eens onder de loep te nemen.

Wat is er nodig voor goed stagemanagement? Welke eigenschappen zijn belangrijk voor een goede stagemanager? Wat zijn absolute no-go’s? Wij vroegen drie event ZZP’ers naar hun ervaringen – en blunders – als stagemanager. Wij hebben al hun wijsheden verzameld en een lijst met stagemanagement tips opgesteld. Een must-read voor zowel professionele als toekomstige stagemanagers!

You have one job

De belangrijkste taak van een stagemanager is ervoor zorgen dat artiesten zich volledig kunnen focussen op hun optreden. Klinkt simpel, maar er zijn een hoop dingen waar je aan moet denken. Het betekent dat de techniek geregeld is voor elk optreden. Dat je weet welke artiesten komen, wie ze zijn, dat hun specials klaar staan bij aankomst en je begrijpt wat hun wensen en behoeften zijn. Als een DJ tijdens zijn optreden omdraait en jou wenkt, moet jij snappen wat hij bedoelt.

Tip: Vraag bijvoorbeeld voor een optreden wat en hoeveel de artiest wil drinken, zodat je hem of haar tijdens de set niet meer hoeft te storen. En laat 10 minuten voor tijd even de klok zien, zodat artiesten zich kunnen concentreren op een sterke afsluiter van het optreden.

‘Ik had een keer Joel Mull op Drumcode, die zei van tevoren tegen mij: ik heb maar een half uur geslapen en kom uit Duitsland. Toen dacht ik, eerst een kwartiertje even inkomen, daarna een watertje, na een half uurtje een verse bak koffie omdat ik dacht dat het chill zou zijn. Hij vroeg er niet om maar was echt super blij. Ik zou dit zelf ook willen.’
– Sven

‘Als de artiest gelijk doorverwijst naar de manager, dan weet je al dat hij even met rust gelaten wilt worden.’
– Peter

Dan zijn er nog de andere mensen backstage, zoals managers, vrienden van artiesten, organisatoren. Ook voor hen ben jij verantwoordelijk. Je voorziet ze van drankjes, zorgt dat ze de artiest niet in de weg staan of hun spullen in de weg leggen. Je communiceert met runners en stage-hands, techniek en licht. Als er problemen zijn, ben jij de eerste verantwoordelijke. Kortom, het podium is jouw schip en jij bent de kapitein. Happy sailing!

Stagemanagement attitude

Hospitality backstage is voor jou zeer belangrijk. Je haalt voldoening uit andere mensen blij maken en je voelt mensen goed aan. Je bent likeable, servicegericht en een tikkeltje perfectionistisch. Soms moet je mensen – van organisatoren tot artiesten – aanspreken op hun gedrag, maar dat is voor jou geen probleem. Je staat stevig in je schoenen, handelt streng maar rechtvaardig en verliest hierbij nooit je charme. Mensen mogen jou gewoon graag, maar lopen niet over je heen.

Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en houdt tijd en planningen goed in de gaten. Zijn er problemen? Jou maken ze niet gek, want jij fikst het gewoon. Je bent flexibel, stressbestendig en creatief in het bedenken van oplossingen. Uit ervaring weet jij wat de taken zijn van de mensen om jou heen, dus jij weet bij wie je moet zijn en stuurt ze op een prettige manier aan. Je bent een echte teamspeler die met zijn enthousiasme de spirit erin houdt, hoe lang de werkdag ook duurt.

Herken jij jezelf hierin? Dan beschik jij volgens ons over de stagemanager attitude!

Zorg goed voor jezelf

Open deur, maar we trappen hem toch even in. Werken tijdens evenementen en festivals is fysiek en mentaal zwaar. Het zijn lange dagen en nachten, je moet vaak veel sjouwen, lopen en staan en eten is (helaas) niet altijd even goed of regelmatig. Tussen de showdagen door, maar ook tussen evenementen in, is het belangrijk dat je goed voor jezelf zorgt en jezelf goed leert kennen.

‘Een gezonde leefstijl en sporten zijn voor mij heel belangrijk, want de zomer is echt heel zwaar. Ik heb dan denk ik één weekend vrij. Slapen is voor mij super belangrijk. Ik ben denk ik een van de eerste die na producties het bed in duikt. Er zijn ook veel stagemanagers die klaar zijn, een drankje gaan doen en twee uur slapen. Maar ik word daar echt chagrijnig van en daar heeft niemand wat aan.’
– Sven

Zorg dat je dus genoeg slaapt – voor de een is dit 8 uur en voor de ander 5 – en goed eet. En zorg vooral ook dat je tijd voor jezelf neemt tussen producties door en afleiding hebt buiten werk om. Ga bijvoorbeeld lekker sporten. Door genoeg rust te nemen van werk, kun je tijdens de zware producties alleen maar beter presteren.

‘Als er na de tijd een feestje is ga ik er wel altijd voor. Ik werk hard en sta elk weekend te knallen. Ik zie dat als een beloning en daar haal ik ook kracht uit. Maar als ik de dag erna moet werken, dan houd ik daar zeker rekening mee. Crew catering moet ook echt goed zijn. Als je goed eet krijg je weer een boost en ga je ervoor.’
– Peter

Wees op tijd en voorbereid

Het is de taak van de organisatie om alles zo voor te bereiden, dat als jij aankomt bij ‘jouw’ podium, alles aanwezig en duidelijk is. In de praktijk schiet dit er in de drukte helaas nog weleens bij in, waardoor het voor jou moeilijk wordt om je werk goed te doen. Een partij als Het Klassiek wordt bijvoorbeeld ingehuurd om alle benodigdheden te regelen, te zorgen dat de organisatie en de stagemanager op één lijn zitten en iedereen weet wat ze van elkaar kunnen verwachten.

‘Het moeilijke aan stagemanagen is dat mensen bij jouw podium aankomen en verwachten dat alles gefixed is. Maar een uur geleden kom jij als stagemanager ook aan en alles is altijd nieuw. Mensen zien jou als de verantwoordelijke en verwachten dat jij het regelt.’
– Sven

Waar jij wel controle over hebt, is zorgen dat jij alle briefings en andere toegestuurde documenten van tevoren goed hebt doorgenomen, zodat je weet wat je te wachten staat. Zorg dat je op tijd bent, zodat je kunt checken of alles er is en zo niet, dat je dit nog op tijd kunt regelen. Zo voorkom je dat je de hele dag achter de feiten aan loopt. En verdiep je in de artiesten die jij moet gaan begeleiden. Hoe zien ze eruit, waar komen ze vandaan en wat was hun laatste optreden? Dan voorkom je ongemakkelijke blunders. Zoals deze.

‘Ik heb weleens tegen een tourmanager staan praten omdat ik dacht dat hij de DJ was terwijl de DJ ernaast stond.’
– Sven

‘Ik heb ook wel eens gehad dat een DJ-act met twee personen was, maar ik dit niet wist. Ik praatte de hele tijd maar tegen een van hen, totdat ze samen begonnen te draaien.’
– Maicky

Technische kennis

Er is altijd een technicus aanwezig, dus als stagemanager ben jij niet verantwoordelijk voor de techniek. Kennis van de techniek op het podium of in de booth is wel een pre. Vooral voor je eigen rust. Want stel dat de technicus even van zijn plek is en er gebeurt wat, dan is het fijn als jij direct kunt handelen om het probleem op te lossen.

‘Als stagemanager ben je ervoor verantwoordelijk dat de juiste spullen bij de juiste mensen terecht komen.’
– Maicky

‘Ik had laatst bij Drumcode dat Amelie Lens haar mixer omgewisseld wou hebben. Toen heb ik dat zelf gedaan omdat degene van techniek even naar de crew-catering was.’
– Sven 

Waar jij als stagemanager verantwoordelijk voor bent, is zorgen dat de juiste informatie en spullen bij de juiste personen terecht komen. Dat geldt dus ook voor techniek. De organisator – of een partij zoals Het Klassiek – bestelt alle benodigdheden, maakt een overzicht van de riders en zet de gear op locatie klaar. Deze wordt aangesloten door de technicus, waarvoor jij het eerste aanspreekpunt bent. Voorkom altijd dat de technicus aan de artiest vraagt wat er moet gebeuren! Jouw voornaamste stagemanagementtaak is ervoor zorgen dat een artiest zich volledig op zijn optreden kan focussen en zich niet druk hoeft te maken over randzaken.

Breng je tools mee

Flesopeners, stiften, gaffertape, droge sokken, gereedschap, handdoeken… Een goede stagemanager is op alles voorbereid! Gelukkig hoef je die spullen niet allemaal zelf te regelen. Het Klassiek voorziet altijd alle podia van gesloten ‘stagemanagement kratten’ waarin alles zit dat stagemanagers mogelijk nodig kunnen hebben om hun podium en backstage area strak te runnen. Omdat deze op slot kan, is het ook de perfecte plaats voor specials en cadeautjes voor artiesten. Een slot op de koelkast wordt ook voorzien, zodat je als stagemanager altijd de controle houdt over wie wat pakt.

‘Wat een stagemanager ook altijd zelf mee moet nemen vind ik, is een Leatherman (multitool gereedschap) en een zaklamp, een aansteker en stiften.’
– Sven

Weet wat te doen bij calamiteiten

In geval van calamiteiten speel jij een belangrijke rol. Jij bent verantwoordelijk voor jouw eigen area en dus de communicatie in geval van nood. Elk evenement heeft een calamiteitenplan waarin staat wat te doen in geval van bijvoorbeeld noodweer, een sterfgeval of brand. Zorg dat je hiervan op de hoogte bent. Afhankelijk van de werkwijze, ontvang je óf een megafoon met instructies wat je moet zeggen in geval van nood, óf een USB-stick met vooraf opgenomen instructies die je kunt afspelen via de CD spelers.

‘Ik heb een aantal keer heftige onweer gehad. Dan moest ik de calamiteiten USB-stick die ik van CP had gekregen in de CD-spelers doen en via de porto hoorde ik welk nummer ik af moest spelen.’
– Sven 

‘Je krijgt meestal óf een megafoon, óf een USB-stick. Eigenlijk zou je altijd beiden moeten hebben voor het geval de stroom eraf ligt.’
– Maicky

Los van echte nood, kunnen er natuurlijk ook vervelende situaties ontstaan in de backstage, waar je goed mee om moet gaan. Belangrijkst is dat je alles goed in de gaten houdt en direct handelt als iets niet door de beugel kan. Spreek mensen vriendelijk aan en stuur ze soms ook gewoon weg als er te veel mensen backstage zijn. Check wel altijd goed wie je voor je hebt. Mocht het echt misgaan of mensen weigeren te luisteren, heb je altijd nog de beveiliging als backup.

‘Het is wel belangrijk om te peilen met wie je te maken hebt. Dus even met de organisatie checken. Als een artiest vervelend doet is het handig de boeker erbij te roepen. Dat is voor hen een bekend gezicht, want die heeft al contact gehad met ze.’
– Sven

Blijf professioneel

Soms zijn zaken tijdens de voorbereiding niet goed geregeld, waardoor jij je werk niet goed kunt doen. Dat is heel erg vervelend voor de artiest en diens aanhang, maar ook voor jou, want jij wordt daarop aangekeken. Hoe groot de verleiding ook is, ga niet tegen artiesten of andere gasten backstage klagen over de (slechte) organisatie. Jij bent te allen tijde het visitekaartje van dat evenement en de organisatie ervan en wat jij zegt heeft grote impact. Blijf dus altijd professioneel.

‘Rotzooi vind ik onprofessioneel. Als de stagemanager er een beetje bij zit, niet om zich heen kijkt en alles laat gebeuren. En als diegene ook nog een beetje popiejopie loopt te doen bij artiesten, dan wordt het nog erger. De taak is niet moeilijk, maar als je er dan bent doe het dan goed of ga gewoon naar huis.’
– Sven

‘Drinken vind ik ook echt niet kunnen. Bij geen enkele baan mag je drinken tijdens je werk. Doe niet te tof en neem het serieus. Niet té serieus, maar vind de balans daartussen. Wees gewoon representatief voor jezelf en de organisatie waarvoor je werkt.’
– Maicky

De evenementenbranche is de branche van de feestjes. Onze branche is klein en heel gezellig. Je gaat veel vrienden maken en je gaat ongetwijfeld de hand schudden van jouw favoriete artiesten en organisatoren. Maar als stagemanager ben je geen groupie; je bent de baas over het podium. Mensen moeten jouw leiding accepteren en je maakt het jezelf gewoon heel lastig als je té aardig met iedereen omgaat. Jij bent de eindverantwoordelijke, dus pak die verantwoordelijkheid.

Laatste tip van Het Klassiek

Jij bent het vriendelijke gezicht en de stille kracht backstage. Naast alle gasten en artiesten, manage je ook een hele crew om je heen. Van runners en stage-hands tot licht en geluid: stel je altijd aan iedereen voor, wissel telefoonnummers uit, bied iedereen wat te drinken aan en hou de sfeer hoog.

Heb je nog nooit ge-stagemanaged op grote events, maar wil jij dit graag gaan doen? Zorg dat je ervaring opdoet als runner en stagehand, dat is voor ons een pre. Kijk ook of je bij kleinere organisaties of bijvoorbeeld foodfestivals kunt starten. De kans is groot dat je daar in het diepe wordt gegooid en zo leer je gewoon het meest.

Het stagemanagement panel

Peter Roolvink – 27 jaar

Hoe het begon: Gestart als runner, maar stagemanagement trok hem meer. Is artist handling bedrijven gaan benaderen, waaronder Give Soul. ‘Mijn eerste keer stagemanagen was tijdens de Rotterdamse rave op de main stage met onder andere Len Faki. Dat is 4 jaar geleden’

Wat hem drijft: ‘Ik leef voor hospitality en geniet ervan als iedereen blij is. Als stagemanager zie ik het als een soort sneeuwbaleffect. Als jij de artiest zelf tevreden houdt, staat die tevreden op het podium, wat hij of zij weer uitstraalt naar het publiek en de organisatie.’

Hoogtepunt: ’Afgelopen Wildeburg op zaterdagochtend met Lucky Done Gone. Dat is een goede vriend van mij en ik was echt super trots op hem.’

Maicky Meijberg – 22 jaar

Hoe het begon: Toen hij 18 was werd hij door een kennis gevraagd op Sneeuwbal Festival te werken, omdat iemand was uitgevallen. ‘Ik dacht achter de bar ofzo, maar ik moest stagemanagen. Ik was 18 en had geen flauw idee wat ik aan het doen was.’

Wat hem drijft: ‘Het leukste vind ik de blije gezichten aan het einde van de avond en dat jij daar onderdeel van bent.‘

Hoogtepunt: ‘Afgelopen Wildeburg moest ik stagemanagen en Paranoid London moest draaien. Die vonden het zo vet! Die bleven maar knuffelen en wilden maar langer blijven. Volgens mij had een van hen zelfs zijn vlucht gemist omdat die nog langer wou blijven. Ze bedankten mij ook persoonlijk voor alles en dat vond ik supertof.’

Sven Weijman – 26

Hoe het begon: 4 jaar geleden gestart als stagiair bij Kultlab en op een dag gevraagd te stagemanagen tijdens Lepeltje Lepeltje. ‘Dat bleken meerdere podia en er waren geen stage-hands dus ik was eigenlijk stagemanager én roadie. Dat was echt heel hard rennen! Ik werd flink in het diepe gegooid.’

Wat hem drijft: ‘Ik probeer altijd ervoor te zorgen dat de bands de show van het jaar spelen. Wat daarvoor nodig is, dat fix ik en los ik wel op en dat geeft mij voldoening.’

Hoogtepunt: ‘Een band uit Italië vroeg een uur voor tijd: Waar is de vibrafoon? Anders hebben wij geen show! Niemand wist ergens van. Het ergste wat je als stagemanager kan overkomen! Ik ben als een gek gaan rondbellen. Een muziekschool op 10km had er een die direct is opgehaald met een bakwagen. Kwartier voor tijd kwam ze aan. Vijf minuten voor tijd rolden we de vibrafoon het podium op: deed die het niet. Toen keek ik naar mijn assistent Michiel met een staartje in: hij had haarelastiekjes. Dat was precies wat ik nodig had om twee katrollen aan elkaar te verbinden, die waren waarschijnlijk gebroken. Toen werkte het en kon de show beginnen!’

Tim Hogenboom

Leave a reply