Festival betaalsysteem: munten versus cashless

De discussie is al een aantal jaren gaande, maar de meningen blijven sterk verdeeld. Wat is een beter betaalsysteem voor een festival of event: munten of cashless? Deze vraag wordt ons ook vaak gesteld. Ons antwoord daarop, is geen van beiden. De juiste vraag moet namelijk zijn: wat is het beste betaalsysteem voor mijn festival of evenement? Die vraag kan Het Klassiek zeker voor je beantwoorden!

De afgelopen jaren zien we veel festivalorganisaties experimenteren met verschillende systemen, overstappen op cashless, maar we zien ze ook regelmatig weer terugstappen op munten. Het kiezen van een betaalsysteem is een ingrijpende beslissing die van invloed is op alle aspecten van je evenement en organisatie. 

Om jou alvast op weg te helpen bij het bepalen van het juiste betaalsysteem voor jouw festival of evenement, hebben we de vijf voor- en nadelen van munten en pin-only cashless betaalsystemen hier voor je op een rij gezet.

Munten betaalsysteem

Zo werkt het:

Bezoekers komen binnen, betalen met pin of cash geld bij de kassa’s of muntautomaten, ontvangen hun (breek)munten en gaan het terrein op. Bij de barren en stands leveren ze hun munten in voor consumpties.

5 voordelen:
  1. Het is voor bezoekers heel makkelijk in gebruik. In geval van groepen maken ze een pot of houden hun hand op als ze een rondje gaan halen, iedereen legt muntjes in en betaalt zo eerlijk voor z’n eigen consumpties. Bovendien kan iedereen precies zien hoeveel munten die nog heeft.
  2. Breekmunten zijn niet afhankelijk van het internet. Ligt het internet eruit? Geen paniek. De barren draaien soepel door en bezoekers kunnen ongestoord consumpties blijven halen.
  3. Breekmunten kun je laten drukken met jouw eigen ontwerp, passend bij je evenementenconcept. Het verhoogt de bezoekerservaring wanneer alles tot in detail klopt en het geeft bezoekers iets tastbaars in handen. Bovendien is het voor veel mensen een aandenken aan waar ze zijn geweest.
  4. Bestellingen gaan makkelijk en snel. Het personeel hoeft geen kassa-aanslag te doen en bezoekers hebben vaak al het juiste aantal munten in de aanslag.
  5. Het is veilig en het personeel hoeft geen cash handling te verrichten aan de bar.
5 nadelen:
  1. Na afloop worden breekmunten altijd gewogen om inzicht te krijgen in de totale omzet en derving van het evenement. Om dit administratief te verwerken is financieel personeel nodig.
  2. Breekmunten zijn van hard plastic en daardoor niet de grootste vriend van moeder natuur. Maar een toffe oplossing is in de maak!
  3.  Als bezoekers in de rij hebben gestaan bij de entree van een event, dan moeten ze bij binnenkomst eerst langs de muntautomaten of kassa’s voordat ze het terrein op kunnen.
  4. Er is weinig data beschikbaar over het uitgavenpatroon van de bezoekers. Ook is er tijdens het evenement geen inzicht in wat er gekocht wordt en waar, zodat eventueel voorraden proactief bijgevuld kunnen worden, of personeel herplaatst naar waar ze harder nodig zijn.
  5. Op is op. Dus zorg dat je genoeg munten bestelt. Maar maak je geen zorgen, dat is onze verantwoordelijkheid.

Pin-only cashless betaalsysteem

Er zijn verschillende cashless betaalsystemen, zoals met RFID-bandjes, pinpas of smartphone. Het Klassiek werkt met pin-only cashless systemen. Deze zijn gereed voor de toekomstvoorspelling dat we over een paar jaar betalen met onze smartphone. Mits ze eindelijk die batterij hebben uitgevonden die nooit leeg gaat, natuurlijk 😉

Zo werkt het:

Bezoekers komen binnen en lopen het terrein op. Bij de barren en stands betalen ze direct met hun pinpas voor consumpties.

5 voordelen:
  1. Er kunnen flexibele prijzen worden aangehouden voor de verkoop van eten en drinken. Hierdoor hoeft het verschil in prijs tussen een cola en een flesje water niet meer minsten een halve munt te zijn.
  2.  Bezoekers vinden bij thuiskomst geen overgebleven muntjes meer terug in hun broekzak. Er is dus geen sprake van redemptie.
  3. Bij binnenkomst van een evenement of festival hoeven bezoekers niet eerst in de rij te gaan staan om munten te halen. Zij lopen direct door naar de bar of stands, waardoor ze eerder een drankje in hun handen hebben. Deze tijdsbesparing werkt gedurende het hele evenement door.
  4. Het is snel en vertrouwd. Iedereen heeft een pinpas en iedereen is gewend hier overal mee te betalen, waardoor het vertrouwd voelt. Bestellingen onder de € 25 gaan heel snel middels contactloos betalen.
  5. Pin-only biedt een live-overzicht van het bestedingspatroon van de bezoeker tijdens het evenement, waar je qua bevoorrading en bezetting proactief naar kunt handelen.
5 nadelen:
  1. Pin-only is afhankelijk van een stabiele internetverbinding. Als je event op een afgelegen locatie is, dan moet dit speciaal worden aangelegd. Alles is mogelijk, maar dit is kostbaar. Ook moet je altijd zorgen voor een back-up verbinding. Want stel dat er iets misgaat, dan ligt alles plat en je bezoekers kunnen niks meer consumeren tot het opgelost is.
  2. Bezoekers vinden bij thuiskomst geen overgebleven muntjes meer terug in hun broekzak. Er is dus geen sprake van redemptie. En nee, deze is niet per ongeluk dubbel geplakt.
  3. Het systeem wijst niet zichzelf, dus hoe te werken met een digitaal of cashless betaalsysteem vergt enige training en instructies aan het evenementen personeel.
  4. Een rondje geven betekent eigenlijk dat je trakteert, want jij rekent het net als in de kroeg direct af bij de bar. Splitten is moeilijk, tenzij je allemaal los naar de bar toe gaat.
  5. Het vereist meer handeling aan de barren en stands. De consumpties moeten worden aangeslagen, de transactie middels pin moet worden gedaan, er moet gewacht worden tot deze is voltooid. Het kost meer tijd en er is meer personeel voor nodig.
En het beste festival betaalsysteem is…. (tromgeroffel)

…maatwerk! Want geen enkel event is hetzelfde. Wanneer Het Klassiek het financieel management voor jouw festival of event verzorgt, brengen we eerst samen met jou alle financiële stromingen in kaart en bedenken we hoe we deze het beste kunnen controleren, registreren en uitvoeren. Op basis hiervan maken we een compleet financieel plan op maat voor jouw festival of evenement en leveren wij alle producten en diensten die jij daarvoor nodig hebt. Of je nu met een munten betaalsysteem gaat werken of met een cashless betaalsysteem.

Het Klassiek Blog

Van tips & tricks tot aan interviews met experts, Het Klassiek schrijft elke maand interessante blogs over onderwerpen uit de evenementenbranche. Wil je geen blog meer missen? Zorg dan dat je Het Klassiek op Facebook, Instagram en LinkedIn volgt!

Tim Hogenboom

Leave a reply